Các Bước Tổ Chức Một Sự Kiện Chuyên Nghiệp
Nghĩ đến sự kiện chắc hẳn chúng ta sẽ tưởng tượng nó là party, lễ khánh thành, roadshow,… Thực tế có rất nhiều loại hình tổ chức sự kiện và các bước để thực hiện về cơ bản là giống nhau. Hãy cùng La Thăng tìm hiểu quy trình cơ bản.
1. Hình thành chủ đề cho sự kiện
Chủ đề của sự kiện được tổ chức sẽ được phía khách hàng đưa ra yêu cầu. Ví dụ chủ đề tổ chức lễ giới thiệu sản phẩm mới ra mắt với mục đích xúc tiến, thúc đẩy hoạt động bán hàng, quảng bá hình ảnh của sản phẩm và công ty…
Hiểu và đáp ứng được các yêu cầu từ phía khách hàng là điều vô cùng quan trọng vì đây chính là yếu tố làm nên thành công cho bạn.
Tổ chức chương trình, sự kiện sẽ thành công nếu bạn thỏa mãn được những nhu cầu, yêu cầu của khách hàng.
2. Viết kịch bản tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Nội dung chương trình của một sự kiện cần đáp ứng đủ yếu tố 3Đ: Đúng- Đủ- Độc
-
Đúng: thực hiện đúng với những yêu cầu từ phía khách hàng, đúng với mục tiêu, đối tượng khách hàng mà doanh nghiệp đưa ra.
-
Đủ: đảm bảo đủ tất cả các phần của một buổi event, sự kiện chuyên nghiệp, từ mục tiêu của sự kiện, đối tượng khách hàng mà chúng ta hướng đến, thời gian tổ chức, địa điểm diễn ra sự kiện cho đến phần nội dung của toàn bộ chương trình… Bất cứ mảng nào bị thiếu đi cũng sẽ dẫn đến một bản kế hoạch thiếu sót và gây mất điểm trong lòng khách hàng.
-
Độc: yếu tố này thu hút khách hàng và người đến tham dự là bao nhiêu. Độc là những ý tưởng sáng tạo, độc đáo mà không bị trùng lặp với bất cứ chương trình nào trước đó. Làm sao phải tạo được sự thích thú, hấp dẫn, cuốn hút khách hàng, những người tham dự nhất.
3. Hoạch định công việc tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Hoạch định công việc có nghĩa là chúng ta phải lên danh sách những công việc phải làm như liên hệ những nơi chuyên cho thuê âm thanh ánh sáng, sân khấu, lên kinh phí dự kiến cho chương trình, bố trí nhân lực vào từng khâu từng công việc cụ thể và thông thường, người quản lý làm chương trình sự kiện thường làm công việc này.
4. Thực hiện kế hoạch tổ chức sự kiện
Thực hiện kế hoạch là lúc tất cả các bộ phận đều chung tay góp sức bắt đầu nỗ lực thực hiện mọi công việc mà mình được phân công đảm nhận dưới sự dẫn dắt và kiểm soát của người quản lý các bộ phận.
5. Tổ chức sự kiện và theo dõi
Khâu tổ chức là giai đoạn vô cùng quan trọng, phải đảm bảo thực hiện đúng tiến độ của công việc được lên lịch trình trước đó và đúng tiến độ cũng như đảm bảo công việc chuẩn bị bao gồm cả chạy thử được hoàn thiện trước ít nhất 1 tiếng đồng hồ.
Khi sự kiện được bắt đầu, người quản lý thực hiện tổ chức chương trình phải có sự nắm bắt tốt, hiểu rõ tất cả mọi công việc của các nhân viên do mình quản lý để có thể kịp thời giải quyết thật sự ổn thỏa các vấn đề có thể phát sinh.
6. Kết thúc sự kiện và thu dọn
Sau khi sự kiện kết thúc, các bộ phận nhanh chóng tiến hành thu dọn gọn gàng mọi đồ đạc, kiểm tra lại công cụ và phương tiện, thanh toán hết hợp đồng với nhà cung cấp, cũng như thực hiện bảo quản kho và dọn dẹp vệ sinh nơi sự kiện được tổ chức để giữ hình ảnh đẹp về văn hóa của doanh nghiệp mình.
7. Tổng kết và rút kinh nghiệm
Sau khi buổi tổ chức event, sự kiện kết thúc, mỗi bộ phận trong các khâu sẽ viết báo cáo ghi chép lại những điểm thiếu sót của toàn bộ quá trình chuẩn bị, thực hiện để tổ chức một cuộc họp với mục đích rút kinh nghiệm cho việc tổ chức các sự kiện tiếp theo sau này.
Mọi thắc mắc hãy liên hệ với chúng tôi Công Ty Thiết Bị Sự Kiện Và Tổ Chức Sự Kiện La Thăng chúng tôi sẽ mang đến cho bạn chất lượng dịch vụ tổ chức sự kiện tốt nhất!
Liên hệ Cho Thuê La Thăng:
- Địa chỉ: 16/1M đường số 4, phường Linh Trung, quận Thủ Đức, TP HCM ( gần cầu vượt Linh Xuân )
- Di động: 0941.43.53.73 (La Thăng) – 0933.549.011
- Email: chothuelathang@gmail.com
- Website: chothuelathang.com
- Thời gian làm việc: 24/24. Liên lạc ngay khi có nhu cầu.
- Quý khách hàng đến làm việc trực tiếp sau 20h xin vui lòng liên hệ trước.
